วันนี้ไอเดีย มีวิธีการบริหารเวลามาฝาก เพื่อให้งานของคุณออกมามีประสิทธิภาพ และทำให้คุณมีความสุขในการใช้ชีวิตอีกด้วยค่ะ
7 วิธีในการบริหารเวลา
วิธีที่ 1 จำแนกงาน
หลักการนี้มาจากประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34
คุณ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) ซึ่งเขาได้จะจำแนกงาน ตามความสำคัญของงาน โดยจำแนกงาน ออกเป็นงานสำคัญ กับงานเร่งด่วน ซึ่งส่วนใหญ่เราอาจคิดว่างานทุกงาน สำคัญและต้องทำทั้งหมด จริงๆแล้วอาจจะไม่ใช่เสมอไปค่ะ แท้จริงแล้วงานที่สำคัญ และงานที่เร่งด่วน คืออะไร
งานที่สำคัญ คือ งานที่ทำแล้วมีผลต่อความสำเร็จหรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ เป็นงานที่กระทบต่อระยะยาวหรือมีผลต่อภาพรวม
งานที่เร่งด่วน คือ งานที่ต้องการให้ทำขณะนั้น บางครั้งก็เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด
ดังนั้นในให้เราจำแนกงานออกเป็น 4 อย่าง ด้วยกันค่ะ
1 งานที่สำคัญ และเร่งด่วน ให้เรารีบทำงานนี้ก่อน และทำให้งานออกมาดี ได้แก่ สรุปแผนการตลาดที่จะประชุมพรุ่งนี้ เตรียมสไลด์ประชุมพรุ่งนี้
2 งานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นงานสำคัญที่ใช้เวลาทำและยังไม่มีกำหนดส่งที่ชัดเจน/ยังไม่ใกล้กำหนดส่ง ให้วางแผนจัดสรรเวลาที่จะทำ เช่น งานวางกลยุทธ์ระยะยาว ออกกำลังกาย พาครอบครัวไปทานข้าวนอกบ้าน หากเราบริหารเวลาให้กับงานช่องนี้ไม่ดี จะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนทันที
3 งานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เป็นงานควรให้เวลารองจากงาน 2 ข้อแรก อาจมอบหมายให้คนอื่นทำ หรือลดให้น้อยลง เช่น ตอบอีเมลล์ จองตั๋วเครื่องบิน จ่ายค่าบัตรเครดิต ซักรีดเสื้อผ้า
4 งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ควรลดการทำ หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น เล่นอินเตอร์เน็ต ดูทีวี
ลองเขียนรายการ งานที่คุณต้องทำทั้งหมดออกมา แล้วลองมาจำแนกงานดูค่ะว่า เป็นแบบไหน จะได้มีแนวทางว่าควรจัดการกับงานเหล่านั้นอย่างไร
วิธีที่ 2 ทำ To Do List เขียนรายการที่ต้องทำ
ให้เขียนรายการที่ต้องทำล่วงหน้าในตอนกลางคืน เขียนออกมาให้หมด เขียนไปก่อนค่ะ แล้วเริ่มต้นวันด้วยการนำ To Do List ออกมาดู พร้อมกับจัดลำดับงาน โดยจัดสรรเวลาให้กับงานที่สำคัญในช่วงแรกของวัน เพราะช่วงแรกของวันสมองมีพลังมากหลังจากได้พักมาตอนกลางคืน และพร้อมจดจ่อได้นานๆ ค่ะ แล้วก็ค่อยไล่เลียงไปว่าต้องทำอะไรต่อไป
วิธีที่ 3 กำหนดเวลาในการเช็คอีเมลล์หรือตอบแชท
กำหนดเวลาเช็คอีเมลล์ หรือตอบแชท เช่น ทุก 2-3 ชั่วโมง ค่อยเช็คอีเมล์หรือตอบแชท จัดสรรเวลาในการตอบอีเมลล์ ตอบแชทให้อยู่ในช่วงบ่าย แต่ก็มีข้อยกเว้นว่า ถ้าเป็นอีเมลล์ หรือแชทที่สำคัญและเร่งด่วนมากจริงๆ ก็ต้องตอบทันทีค่ะ
วิธีที่ 4 พิจารณางานแทรก
หากมีงานเร่งด่วนแทรกเข้ามา ให้พิจารณาดูว่าเร่งด่วนจริงไหม สามารถมอบหมายให้ใครได้ หรือรอเวลาได้สักเท่าไร เพื่อจัดสรรเวลาให้อยู่ภายในเวลาที่กำหนด
วิธีที่ 5 จัดสรรเวลาให้กับการพักบ้าง
หลังจากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานอย่างเต็มที่ เมื่องานสำคัญเสร็จแล้วนั้น หรือทุก 50 นาที ควรที่จะพักสายตาและพักสมองสัก 10 นาที จะช่วยให้สมองได้พักและฟื้นตัว พร้อมที่จะจดจ่อกับการทำงาน รอบถัดไป
วิธีที่ 6 จัดสรรเวลาสำหรับพักผ่อนและออกกำลังกาย
ร่างกายและสมองของเราก็ต้องการการพักผ่อน ต้องการ การดูแลเช่นกันค่ะ หากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานโดยไม่ดูแลร่างกายและสมองเลย จะทำให้ร่างกายและสมองของเรา ไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ค่ะ การพักผ่อนจะช่วยให้เขาได้ฟื้นตัว ส่วนการออกกำลังกายเป็นการช่วยให้เลือดสูบฉีดไปยังร่างกายและสมองได้ดีมากขึ้นค่ะ การออกกำลังกายนั้นเป็นสิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่เราควรทำ แต่ถ้าปล่อยให้เป็นปัญหา มันที่จะกลายเป็นการรักษาโรคซึ่งสำคัญและเร่งด่วนเลยที่นี้ คงไม่ดีแน่ๆค่ะ
วิธีที่ 7 ประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้น
หมั่นจดตารางกิจกรรมและเวลาที่ใช้ เพื่อประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้นค่ะ จะได้มีเวลาสำหรับงานที่สำคัญเพิ่มขึ้น และลดเวลาให้กับงานหรือสิ่งที่ไม่สำคัญค่ะ
ลองนำเทคนิค วิธีการบริหารเวลาทั้ง 7 วิธีนี้ไปปรับใช้กันดูนะคะ จะได้มีเวลาทำงานให้มีคุณภาพมากขึ้นและมีเวลาสำหรับตนเองและครอบครัวอีกด้วยค่ะ
>> หาหนังสือดีๆสักเล่มอ่านเพื่อชีวิตที่ดีขึ้นกว่าเดิม
Twitter ขายไอเดีย >>คลิก
Pinterest ขายไอเดีย >> คลิก
Facebook ขายไอเดีย >>คลิก
Podcast ขายไอเดีย >> คลิก
